美容院や飲食店、リラクゼーション・エステサロンなどの予約をホットペッパーで入れる方も多いと思います。しかし、予定より遅れそうになったとき、「何分前に連絡すべき？」「遅刻するとキャンセル扱いになる？」など不安になることがありますよね。今回は、ホットペッパー予約の遅刻対応について解説します。
ホットペッパー予約で遅れる場合の基本マナー
ホットペッパーの予約システム自体には「何分遅れたら連絡必須」というはっきりしたルールはありません。しかし、一般的なビジネスマナーとして、予約時間に間に合わないと分かった時点で、できるだけ早く連絡することが大切です。
特に重要なのは以下の3点です：
- 遅れることが分かったらすぐに連絡する
- 遅れる時間の目安を伝える
- 謝罪の言葉を添える
予約したお店の電話番号は、ホットペッパーのアプリや予約確認メールに記載されているので、すぐに確認できます。
連絡すべき遅刻時間の目安
ホットペッパー掲載店に遅刻する際の連絡
- 5〜10分の遅刻が見込まれる場合：電話連絡が望ましい
- 10分以上の遅刻：必ず電話連絡。場合によってはメニュー変更や予約し直しが必要になることも
お店側の立場から見た予約遅延の影響
実際にホットペッパーを導入している美容院のオーナーさんに話を聞いてみました。
「10分程度の遅刻なら調整可能ですが、次のお客様の予約時間に影響するため、できるだけ早めの連絡が助かります。特に土日や繁忙期は予約が詰まっていることが多いので、遅れる場合は必ず連絡してほしいです。連絡なしの遅刻が多い顧客は、予約システム内に記録することもあります。」
このように、お店側はスケジュール管理に苦労しています。よって遅刻の連絡は、お店にとって大切なのです。
「無断キャンセル」でお店利用不可、ホットペッパー利用不可になる恐れも
なお上記の美容院のオーナーさんによると、ホットペッパーの予約を一定の期間内で複数回「無断キャンセル」（予約したのに来店しなかったなど）した場合、ユーザーの方がそのお店を予約できなくなったり、ホットペッパーを利用できなくなったりするそうです。そのオーナーさんは、16分無断で遅刻された場合に原則、「無断キャンセル」扱いにするということでした。このような点からも、無断での大幅な遅刻は危険な行為だと言えるでしょう。
筆者の友人の実体験
ちなみに筆者の友人は過去に3回ほど、ホットペッパー掲載のお店に遅刻したことがあるということ。友人は電話をする習慣がなかったので、そのうち2回は、10分遅れたタイミングでお店から電話が掛かってきたそうです。お店の方々が10分以上遅刻したら気にされている様子が、わかります。
遅刻したときの上手な謝罪の仕方
遅刻の連絡をする際は、以下のポイントを押さえるとスムーズです。
- 店舗名と予約者名を明確に：「ホットペッパーで予約した〇〇と申します」
- 遅れる時間または到着予定時刻を具体的に：「予約時間より15分ほど遅れそうです」「14時15分頃に到着予定です」
- 謝罪と理由の簡潔な説明：長い言い訳は、不要
例）「お世話になります。本日13時にホットペッパーで予約した山田と申します。電車の遅延で15分ほど遅れそうです。大変申し訳ありません。ご対応いただけますでしょうか」
遅刻を防ぐためのホットペッパー機能の活用術
遅刻を未然に防ぐために、ホットペッパーの機能を活用しましょう。
- 予約確認メールの活用：予約完了時に送られる確認メールを保存し、当日確認する
- リマインド機能の利用：ホットペッパーのアプリなら予約時間前にお知らせ通知が届く
- 余裕を持った予約時間設定：移動時間にゆとりを持たせる
- 事前に場所を確認：初めて行く店舗は地図アプリで経路をあらかじめ確認しておく
まとめ
ホットペッパーでの予約遅刻について、「何分遅れたら連絡すべきか」という明確なルールはありませんが、基本的には5分以上遅れる場合は連絡が望ましいと言えます（稀に予約枠の●●分前に来店してくださいと注意書きしているお店もあるので、それも事前に確認してください）。特に美容院やリラクゼーション・エステサロンなどの施術系サービスでは時間管理が重要なので、できるだけ早めの連絡を心がけましょう。
予約の時間を守ることはもちろん大切ですが、やむを得ず遅れる場合でも、早めの連絡と丁寧な謝罪でお店側との良好な関係を維持することができます。ホットペッパーのシステムでは、店舗によっては顧客の遅刻履歴も記録されていることがあるので、マナーを守って気持ちよくサービスを利用しましょう。
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